Вопрос «О состоянии общего делопроизводства в структурных подразделениях городского совета и соблюдении ими соответствующих нормативных документов» был рассмотрен заседании исполкома городского совета в пятницу, 9 декабря.

Для организации полноценного документооборота своевременно вносятся необходимые изменения и дополнения в регламент работы исполнительных органов городского совета, Инструкции по делопроизводству в городском совете, ежемесячно готовятся данные о состоянии исполнительской дисциплины по контрольным документам, ежеквартально - данные о документообороте в исполкоме городского совета, согласно плану работы общего отдела городского совета проводятся проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях городского совета (2011 год - 6): регулярно проводятся учения по соответствующим вопросам, ежегодно проводится проверка использования и хранения печатей, штампов и бланков. Это способствовало обеспечению надлежащего уровня делового ведения как в целом в городском совете, так и его исполнительных органах, в частности, в департаменте финансов, управлениях труда и социальной защиты населения, службе по делам детей, отделе здравоохранения, администрациях.

За десять месяцев 2011 года зарегистрировано 10012 входящих документов, 3509 исходящих инициативных писем, 1763 ответов на входящую корреспонденцию. Из этого количества от органов власти высшего уровня получено 1464 документов, от прокуратуры - 264, 1609 - от судов разных уровней, обработано 77 запросов на публичную информацию.

Наблюдается тенденция увеличения документооборота в городском совете. Ежегодно прирост составляет от 5% до 10% и в настоящее время достигает 100 000.

В текущем году общим отделом городского совета совместно с отделами контроля и компьютерного обеспечения приняты меры по внедрению электронного документооборота в рамках проекта создания Единой автоматизированной системы электронного документооборота Донецкой области.

Городской голова Евгений Клеп поручил провести сравнительный анализ затрат: сколько средств необходимо для внедрения электронного документооборота и сколько сегодня используется для приобретения бумаги, заправки принтеров и т.д. Переход на электронный документооборот является задачей на ближайшую перспективу.